1. Algemeen.
– Flik-Flak Zaffelare hecht veel waarde aan uw privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens.
– Deze privacyverklaring geeft helder en transparant informatie over hoe Flik-Flak Zaffelare met de persoonsgegevens omgaat. Er wordt alles aan gedaan om uw privacy te waarborgen en Flik-Flak Zaffelare gaat daarom zorgvuldig om met de persoonsgegevens. Flik-Flak Zaffelare houdt zich steeds aan de toepasselijke weten regelgeving, waaronder de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), ook gekend als GDPR (General Data Protection Regulation)
– Dit betekent dat volgende richtlijnen moeten worden gevolgd:
- Uw persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor ze zijn verstrekt. De doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
- De verwerking van uw persoonsgegevens zijn strikt beperkt tot die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
- Uw uitdrukkelijke toestemming is vereist voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
- De passende technische en organisatorische maatregelen werden en worden genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
- Er geen persoonsgegevens worden doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
- Ervoor gezorgd wordt dat u op de hoogte bent en erop attent wordt gemaakt van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens én dat die op een respectvolle manier zullen worden behandeld.
– Flik-Flak Zaffelare is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van deze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
- Flik-Flak Zaffelare
Mail: info@flikflakzaffelare.be of via ons contactformulier.
2. Waarom worden uw persoonsgegevens verwerkt?
– Flik-Flak Zaffelare verwerkt uw persoonsgegevens ten behoeve van volgende doeleinden en rechtsgronden:
- Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten, opleidingen & wedstrijden georganiseerd door of met
medewerking van Flik-Flak Zaffelare en GymFed, zoals turnlessen, zoals deelname aan sportpromotionele activiteiten georganiseerd door Flik-Flak Zaffelare bv show, enz. (uitvoering van de
overeenkomst) - Jaarlijks gebeurt er door de trainers een evaluatie van het bereikte turnniveau van de leden zodat dit tijdens de laatste les van het turnjaar kan meegedeeld worden aan de leden.
- Het bestellen van de Clubkledij van de leden, wordt een bestand bijgehouden van de leden en de maat van hun clubkledij
- Het beheer van de trainers: we houden een bestand bij van de trainers met bv de groepen aan dewelke ze les geven
- Het beheer van het bestuur: we houden een bestand bij van de bestuursleden met bv hun functie binnen het bestuur
- De boekhouding wordt een bestand bijgehouden met alle inkomsten en uitgaven, ter controle of de leden al dan niet betaald hebben, ter opvolging van het jaarbudget, enz.
- De publicatie van activiteiten, foto’s, filmpjes enz op sociale media zoals de website, facebook pagina worden deze gegevens bijgehouden
- Het beheer van de sponsors, wordt een bestand bijgehouden met hun gegevens
- Het beheer van de turnclub, verslagen van vergaderingen met lijst van aanwezige en afwezige personen
- Het versturen van nieuwsbrieven, relevante informatie en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
- Het bekomen van subsidiëring & financiering door de overheid (wettelijke verplichting)
- Verzekeringstechnische administratie bij ongevallen (gerechtvaardigd belang)
- Vrijwilligerswerk ihkv evenementen of het faciliteren van de werking van Flik-Flak Zaffelare (gerechtvaardigd belang)
3. Welke gegevens worden verwerkt?
– Op basis van de hierboven vermeldde doelstellingen kunnen de volgende persoonsgegevens worden gevraagd,
opgeslagen, verzameld en verwerkt.
- Identificatiegegevens:
Lid: Naam, voornamen, adres, geboortedatum telefoonnummer, e-mail, gender
Ouders en/of wettelijke vertegenwoordigers: Naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
Groep(en) waarvoor het lid ingeschreven is
Trainers: Naam, voornamen, adres, geboortedatum telefoonnummer, e-mail, gender,
Vrijwilligersovereenkomst, Gedragscode, Diploma’s
Sponsors: Sponserovereenkomst
Vrijwilligers: Naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
4. Wie verwerkt de gegevens?
– In hoofdzaak de verantwoordelijke voor de ledenadministratie, verantwoordelijke voor de clubkledij, de
hoofdtrainer(s), de verantwoordelijk communicatie, de penningmeester.
– Exceptioneel door alle trainers en bestuursleden van Flik-Flak Zaffelare.
– Alle trainers voor hun groep:
- op permanente basis de ledenlijst van hun groep(en);
– De gegevens worden verwerkt door volgende externe organisaties
- GymnastiekFederatie Vlaanderen: https://www.gymfed.be/privacy
- Gimme: zie privacy verklaring: https://help.gimme.eu/privacy-avg-gdpr
5. Verstrekking aan derden.
– De gegevens die u aan Flik-Flak Zaffelare verstrekt kunnen aan derden worden verstrekt indien dit noodzakelijk blijkt voor de uitvoering van de hierboven doeleinden.
– Zo worden onder meer de gegevens verstrekt aan een derde (verwerker) voor:
- GymnastiekFederatie Vlaanderen: Ledenadministratie
- Ethias: Verwerking ongevalsdossiers
- Gimme: Communicatieplatform voor Flik-Flak
– Er worden nooit persoonsgegevens verstrekt aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee Flik-Flak Zaffelare een verwerkingsovereenkomst heeft afgesloten.
– In de verwerkersovereenkomst worden de nodige en afdwingbare afspraken opgenomen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
– De verstrekte gegevens zullen niet aan derden worden doorgegeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is bv. In het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
– Tevens kunnen persoonsgegevens gedeeld worden met derden indien u hiervoor de toestemming geeft. Deze toestemming kan steeds worden ingetrokken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de voorafgaande verwerking van die gegevens, voor de intrekking van die toestemming.
– Er worden geen persoonsgegevens verstrekt aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU, uitgezonderd IOC, FIG, UEG, FIG-members & UEG-members voor deelname aan internationale stages & wedstrijden.
6. Minderjarigen.
– Flik-Flak Zaffelare verwerkt alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Door de aansluiting van een minderjarig lid bij Flik-Flak Zaffelare, geven de ouders of de wettelijke vertegenwoordigers de formele toestemming aan Flik-Flak Zaffelare en Gymfed om bovenvermelde gegevens te verwerken.
7. Bewaartermijn.
– Flik-Flak Zaffelare bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Flik-Flak Zaffelare verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 5 jaar.
8. Beveiliging van de gegevens.
– Volgende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:
- Alle personen die namens Flik-Flak Zaffelare kennis kunnen nemen van uw gegevens, zijn gehouden tot geheimhouding ervan.
- Flik-Flak Zaffelare hanteert een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al deze systemen.
- Als er aanleiding toe is zorgt de organisatie ervoor dat uw persoonsgegevens gepseudonimiseerd worden en/of dat er voor encryptie van uw gegevens wordt gezorgd.
- Er worden back-ups van de persoonsgegevens gemaakt om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
- De genomen maatregelen worden regelmatig geëvalueerd en zo nodig bijgestuurd of verbeterd.
- De medewerkers van Flik-Flak Zaffelare zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
9. Uw rechten omtrent uw gegevens.
– U heeft het recht op inzage, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die Flik-Flak Zaffelare heeft ontvangen. Via het hoger vermeld contact kan u de organisatie contacteren. Het wissen van gegevens tijdens het lopende seizoen kan enkel indien dit de werking van de organisatie niet in het gedrang brengt. Indien dit het geval is, gebeurt dit onmiddellijk na het beëindigen van het seizoen.
– Tevens kunt u bezwaar indienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel ervan) door de federatie of een van haar medewerkers.
– U hebt tevens het recht om de verstrekte gegevens door de federatie te laten overdragen aan uzelf of in uw opdracht aan een andere partij. Flik-Flak Zaffelare kan vragen om u te legitimeren voordat er gehoor wordt gegeven aan voornoemd verzoek.
10. Klachten.
– Mocht u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens dan wordt er aangeraden om onmiddellijk contact op te nemen met Flik-Flak.
– U kan steeds een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
- Drukpersstraat 35
1000 Brussel
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
11. Wijziging privacyverklaring.
– Flik-Flak Zaffelare kan de privacyverklaring steeds wijzigingen. De laatste wijziging gebeurde op 15 mei 2018.